Cómo controlar el ciclo comercial de tu empresa

A la hora de vender los productos o servicios de nuestra pyme nos encontramos con el ciclo comercial, una serie de procesos de negocios que incluye los diferentes puntos de contacto entre el cliente final y la empresa. Si tienes un buen ciclo comercial podrás ofrecer a tus clientes un servicio eficiente y de máxima calidad, que los deje satisfechos de forma que vuelvan a confiar en ti de cara al futuro. Por eso es de vital importancia saber cómo controlar el ciclo comercial de tu empresa y mantener la confianza de clientes y usuarios.

Las seis fases del ciclo comercial

Como no podía ser de otra forma, lo primero será conocer las seis fases que componen el ciclo comercial: labúsqueda de los potenciales clientes, la detección de las oportunidades de negocio, la construcción de la oferta, la negociación, la implantación del proyecto o entrega del producto y la fidelización, que nos volverá a conducir a las primeras fases del ciclo comercial ya que el cliente volverá a acudir a ti cuando aparezca de nuevo la necesidad si la experiencia ha sido satisfactoria.

La automatización del ciclo comercial

Estas seis fases del ciclo comercial nos exigen una importante inversión en todos los sentidos: hay que poner recursos humanos, temporales y económicos en ella. Sin embargo, las cosas son mucho más fáciles si automatizamos el ciclo comercial, y aquí es donde entran los programas de gestión de empresas. Contar con un buen programa de gestión de la empresa es básico para poder ejercer este control sin problemas y ahorrar en esos recursos de los que hablábamos, que se pueden orientar directamente al trabajo.

Pero no nos sirven todos los programas de gestión de la empresa, sino que tendremos que buscar uno que nos ofrezca la mayor calidad. Hay que buscar un programa completo, que incluya todo tipo de ficheros, maestros y auxiliares, de forma que siempre tengamos todo bajo nuestro control: entradas y salidas de artículos y materiales, traspasos entre almacenes, mantenimiento, albaranes, comprobar el estado de los pedidos, poder calcular todas las necesidades que podamos tener en un futuro no muy lejano…

También debes tener en cuenta que el proceso de ventas quede automatizado desde la generación del presupuesto, que más tarde puede convertirse en albarán o factura, según las necesidades del cliente. Otro aspecto en el que deberíamos fijarnos es en la posibilidad de liquidar comisiones, recoger los pedidos de las plataformas de e-commerce si contamos con ellas, controlar al servicio de atención al cliente, etc. Todo ello sin olvidar la seguridad de tener la tesorería bajo control, lo que ayuda a evitar situaciones de peligro.

La atención al cliente

Sin lugar a dudas, la atención al cliente es el punto estrella del control del ciclo comercial junto a la automatización del mismo. Ya hemos dicho que si cuentas con un programa de gestión de la empresa, éste también debe incluir el servicio de atención al cliente, que al fin y al cabo será el nexo de unión que te una con ellos. No todos los posibles clientes de la primera fase del ciclo llegan al final, solo lo hacen unos pocos, así que trataremos de ofrecerles la mejor atención para que vuelvan a confiar en nosotros.

Un código de buenas prácticas

Es algo que muchas empresas deberían aplicarse, pero que no todas hacen. Deberías contar con un código de buenas prácticas que sirva de guía durante todo el ciclo comercial, pero en especial en el contacto con los clientes. Cuestiones como dejar que el cliente se acerque a la empresa, no abusar de las comunicaciones por teléfono, correo electrónico/spam u ofrecer una información siempre veraz y transparente, sin letra pequeña, hacen más fácil que tu ciclo comercial sea efectivo.